Einrichtung von Hotels wird immer exklusiver
13. August 2009 | 
Autor: Neue Boutique Hotels machen ihrem Namen alle Ehre. Vom Entrée an hat man das Gefühl in eine exklusive, neue Welt einzutauchen, in der die Persönlichkeit des Hotelbesitzers sich wieder spiegelt. Ob in edlem Leder oder mit gemütlichen Stoffen gepolsterte Sitzmöbel, glänzende Bodenbeläge, alles mit Stil dekoriert. Der Gast hat das Gefühl, etwas Besonderes in diesem Hotel geboten zu bekommen. Hinter diesem Luxus steckt eine Menge Arbeit, die vom Hotelpersonal mit routinierter Professionalität erledigt wird, so dass der Gast trotzdem ein Gefühl der Leichtigkeit erhält. Unterstützt wird diese Arbeit durch moderne Technik, wie zum Beispiel bei den verwendeten Kassensystem en. Ein gehobenes Hotel bietet seinen Gästen Zimmerservice an. Am einfachsten kann Zimmerservice durchgeführt werden mit Hilfe von mobilen Kassensystemen. Der Gast nennt seinen Wunsch, der Zimmerkellner gibt die Bestellung in das mobile Kassensystem ein. Die Bestellung wird automatisch aus dem Kassensystem in die Küche übertragen, alles wird fertig gestellt und zum Servieren bereit gemacht. Der Gast bekommt seine Speisen und Getränke schneller, als wenn der Zimmerkellner das alles manuell erledigen würde. So werden Zeit und Wege gespart, der Gast ist zufrieden. Überhaupt stehen heute die Zufriedenheit und das Wohlbefinden des Gastes an erster Stelle. Nichts ist für ein gut geführtes Hotel so wichtig, wie regelmäßige Stammgäste, die das Hotel auch weiterempfehlen. Moderne Kassensysteme unterstützen effektive Arbeitsabläufe in allen Bereichen des Hotels. Umsätze des Gastes können unkompliziert auf die Hotelrechnung übertragen werden, ohne lästige Zettelwirtschaft mit Unterschrift des Gastes. Im Hotelrestaurant ist es sicherlich auch interessant, zu wissen, wie viele externe Gäste dort essen, zu welchen Zeiten, und welche Umsätze damit erzielt werden. Das Kassensystem kann dabei helfen, diese Informationen zu speichern. Auch im Restaurant werden Arbeitsabläufe über die Kassensysteme vereinfacht. Grafische Tischpläne machen es dem Servicepersonal einfach, die Umsätze auf die jeweiligen Tische zu buchen. Peripheriegeräte, wie Drucker oder auch Schankanlagen werden vom angeschlossenen Kassensystem gesteuert. Im Netzwerk betrieben, tauschen die Kassensysteme bei jedem Buchungsvorgang untereinander Informationen aus. So ist es möglich, sämtliche Umsätze von allen Kassensystemen aus abzurechnen. Die Daten aus den Kassensystemen können vom zentralen PC ausgelesen und in Warenwirtschafts- und Hotelprogramme übernommen werden. So ist ein optimaler Überblick über Umsätze, Lagerhaltung, Reservierungen, belegte Zimmer und Gewinne möglich. Die Verwaltung jedes Hotels bringt eine große Anzahl an Buchungsvorgängen mit sich. Moderne Kassensysteme sind dafür ausgelegt, diese Arbeitsabläufe effektiver zu machen, das Servicepersonal weitgehend zu entlasten und eine optimale Kontrolle über den Waren- und Geldfluss zu erlangen. In einer schönen Umgebung sollte der Gast von dem Aufwand, den sein Aufenthalt verursacht, nichts bemerken. Im Gegenteil, sollte er jederzeit das Gefühl vermittelt bekommen, dass er gern gesehen ist und dass seine Wünsche gern und schnell erfüllt werden.
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Eine Kasse im Übernachtungsgewerbe
Viele Hotelgebäude haben schon schlechte Zeiten überstanden und erstrahlen nach einer Renovierung doch in neuem Glanz, was sich sicher auch in der Kasse bemerkbar macht. Beziehungsweise wird ja nicht nur jede Einnahme im Hotel über eine Kasse abgerechnet, sondern kann hierüber auch statistisch mit vorherigen und nachfolgenden Umsätzen statistisch verglichen werden. Und eben diese Vergleiche zeigen, dass auch einst heruntergekommene Hotels mit neuem Konzept und nach guter Renovierung wieder gut dastehen können. So wurde beispielsweise zu DDR-Zeiten vieles an erhaltenswerten Gebäuden sich selbst überlassen, oder es war schlicht kein Geld für Sanierungen vorhanden. Nach der Wende konnte dann mit gemeinsamen Anstrengungen viel wiederhergestellt werden, auch einige Hotels. Und nicht nur die Bausubstanz wurde instandgesetzt und nicht nur die Einrichtung der Betriebe wurde von Grund auf erneuert. Auch die technische Ausstattung in Küche, Bädern und die Beleuchtung wurden runderneuert. Dass da natürlich auch keine veraltete Kasse bleiben durfte, sondern neue Kassen und Kassensysteme wurden angeschafft, um das Erscheinungsbild zu komplettieren. So kann beispielsweise in Dresden ein Hotel mit beinahe einhundert-jähriger, christlich geprägter Geschichte nun seine Gäste wieder in moderner und angemessener Atmosphäre begrüßen. Die zentrale Lage dieses Hotels hat den zusätzlichen Vorteil dass die historische Altstadt ebenso in wenigen Gehminuten erreichbar ist, als dass auch sehenswürdige Denkmäler fußläufig erreichbar sind. Auch in einem klassisch-konservativ eingerichteten Hotel wie diesem, ist eine moderne Kasse unverzichtbar. Da eine moderne Hotel-Kasse aber durchaus diskret platziert werden kann und außerdem über ein modernes Design verfügt, welches sich auch hervorragend in konservativer Umgebung perfekt einfügt, sind Klassik und Moderne kein gegenseitiges Hindernis. Eher im Gegenteil: Eine moderne Kasse kann im Hotel auch mehr, als nur die Übernachtungen der Gäste aufsummieren und abrechnen. Eine erhebliche Kostenersparnis für Anschaffung, Wartung und Folgekosten für externe Erfassungen ist die Möglichkeit, dass mit einer Hotel-Kasse die Arbeitszeiterfassung aller Hotelmitarbeiter erfolgen kann. Hinzu kommt, dass mit Hilfe einer leistungsstarken Kassensoftware auch aus dem Verwaltungsbereich eines Hotels auf die von der Kasse erfassten und erhobenen Daten zugegriffen werden kann, um diese zu Verbuchen. Auch kann über die Hotel-Kasse den Gästen und deren Hotelrechnung die Nutzung von Telefon, Pay-TV oder Internet zugeordnet werden. Kostenfreie Angebote können ebenfalls auf der Hotelrechnung notiert und mit einem zero-Betrag ausgewiesen werden. Natürlich kann im Vorfeld von Gästen eine Buchung über das Internet erfolgen, da viele Hotels in ihrem Internetauftritt ein Kontakt- und Buchungsformular bereithalten, woraus die erhobenen Daten sofort in die Kassensoftware der Kasse übertragen werden. Und dass so manches Hotel auch über die Kasse einen online-Kontakt zur Fahrradverleihern oder Autovermietungen pflegt, hat sich wenigstens in Insider-Kreisen sicher schon herumgesprochen. Die Kasse eines Hotels ist also tatsächlich als Allrounder zu bezeichnen. Schließlich sind mit einer Hotel-Kasse in erheblichem Umfang Arbeiten zu erleichtern, Kosten zu senken und den Gästen viele Vorteile zu ermöglichen.
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Hotelumsätze und mehr mit einer Kasse verwalten
Städtereisen sind beliebte Kurzreisen für wenige Tage oder ein ausgedehntes Wochenende. Meist wird hierfür kein Hotelaufenthalt mit Vollpension gebucht. Maximal wird von den Gästen Halbpension gebucht, was dann Frühstück und Abendessen beinhaltet. Aber am häufigsten werden für Städtereisen nur Übernachtungen mit Frühstück gewählt, weil man nicht nur zur Mittagszeit sondern auch zum Abendessen die Gastronomie der Stadt erkunden möchte. Außerdem ist dann ausgedehnter Zeit für Tagesausflüge in der Stadt, und man muss wegen der Essenszeiten im Hotel nicht unter Zeitdruck geraten. Einer Kasse begegnet man auf jeden Fall im Hotel, wo man die Übernachtungen für die Städtereise gebucht hat. Oft kann die Buchung schon im Voraus über das Internet erfolgen, was die wichtigsten Daten dann schon der Kassensoftware in der Hotelkasse hinterlegt. Das verkürzt den bürokratischen Aufwand bei der Ankunft ganz enorm. Dieser Zeitgewinn kann genutzt werden, dass die Hotelmitarbeiter über die Kassensoftware Informationen über Sehenswürdigkeiten, Theaterprogramme und andere interessante Veranstaltungen im Ort zusammenstellen und dem Gast vorschlagen können, sofern selbiger noch keinen Plan zur Erkundung und Besichtigung der Stadt hat. Museen bieten interessante Ausstellungen zu günstigen Eintrittspreisen, die meist über eine einfache Registrierkasse erfasst werden. Auch Ansichtskarten und Bücher passend zur laufenden Ausstellung werden im Museum verkauft und können gut über die genutzte Kasse abgerechnet werden. Tickets für Theatervorführungen können möglicherweise über die Kassensoftware des Hotels reserviert werden, was natürlich dann an der Theaterkasse Wartezeit einspart. Andererseits kann an der Kasse im Theater natürlich über einen Bildschirm der Zuschauerraum dargestellt werden, wo farbliche gezeigt wird, welche Plätze in welchen Preiskategorien noch frei sind. In der Gastronomie der Stadt ist natürlich nicht einfach nur eine Kasse zu nutzen. Insbesondere bei Bedienung im Außenbereich, was ja jetzt zum Sommer hin wieder vermehrt angeboten wird, sind mobile Kassen eine ideale Unterstützung. Die Bestellungen werden per Funk an Küche und Schankanlage übertragen, was für die Servicekräfte die Wege erübrigt.
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Kassen und Einrichtungen für Hotels
Hotels gibt es in verschiedensten Kategorien. Da findet man, meist in direkter Nachbarschaft zu Messezentren Messe-, Tagungs- und Kongresshotels. Urlaubs- und Familienhotels finden sich eher in ländlicher Umgebung mit viel Natur. Sporthotels mit den verschiedensten Fachrichtungen sind in unterschiedlichen Umgebungen angesiedelt. Alle haben aber gemeinsam, dass sie eine Einrichtung benötigen, die dem jeweiligen Konzept entspricht. Die variablen Möglichkeiten reichen von modern über klassisch bis konservativ. Dass Hotelausstatter da die richtigen Ansprechpartner sind, um die Hoteleinrichtung dem Konzept anzugleichen, steht zweifelsohne fest. Dass aber auch Kassen im Hotel nötig sind, ist ebenfalls bekannt. Kassenhersteller bieten hotelbezogene Kassenlösungen an: Kassensysteme mit spezieller Hotelsoftware bieten umfangreiche Unterstützung nicht nur bei der Summierung der Hotelrechnungen aller Gäste. Die Kassensoftware ist außerdem in der Lage, die Arbeitszeiterfassung aller Hotelangestellten zu verwalten. Für Hotelbar und Hotelrestaurant stehen mobile Kassen zur Verfügung, die den Mitarbeitern viele Wege und den Gästen einiges an Wartezeit ersparen. Ein Raumausstatter, der sich auf Hotelausstattungen spezialisiert hat, wird auch für den Bereich Kassen im Hotel kompetente Hilfe anbieten oder Kontakte zu kompetenten Kassenherstellern schaffen. Die Ausrüstung eines Kassensystems im Hotel mit Netzwerkkassen, mobilen Kassen und eventuell auch netzwerkfähigen Registrierkassen ist eine besondere Aufgabe, die von Kassenherstellern aber qualifiziert erfüllt werden kann. Die weitere Einrichtung ist vom Hotelausstatter in Zusammenarbeit mit weiteren Fachleuten wie Elektriker, Küchenausstatter und Beleuchter durchzuführen. Nachdem aber das Konzept besprochen ist, wird es dem Ausstatter gelingen eine passende, sogar optimale Einrichtung für das Hotel zu erarbeiten. Möglich, dass der Raumausstatter selbst bei seinem Betrieb ein Geschäft angegliedert hat, wo er in verschiedenen Mengen Dekorationen und Verbrauchsartikel für einen Hotelbetriebe zum Verkauf anbietet. Hier ist natürlich auch eine Kasse wichtig, wobei ein Kassensystem ebenso sinnvoll ist wie im Hotel. Lediglich die Kassensoftware dürfte relative Unterschiede zwischen Hotel und Handel aufweisen. Wobei branchen-übergreifend moderne Kassen nicht nur in der Lage sind, besagte Arbeitszeiterfassung aller Mitarbeiter zu übernehmen. Auch die Dienst- und Urlaubsplanung ist leistungsfähiger Kassensoftware und modernen Netzwerkkassen im Kassensystem möglich. Eine Kalenderfunktion kann wichtige Termine verwalten, der betrieblichen Buchhaltung können alle relevanten Daten zur Verbuchung übermittelt werden. Aber zur Hoteleinrichtung und -ausstattung gehört eben sehr viel mehr als moderne Kassensysteme mit vielen möglichen Arbeitserleichterungen. Die Dekoration spielt eine ebenso wichtige Rolle wie die Ergonomie der Möbel und die gute Ausstattung der Arbeitsräume, damit alle Mitarbeiter optimal arbeiten können. Natürlich haben auch Kassenhersteller die neuesten ergonomischen Erkenntnisse in ihrer Entwicklung berücksichtigt, um die Kassen für Hotels so zu gestalten, dass alle Nutzer gleichermaßen gut mit den Kassensystemen arbeiten können.
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Familienhotels sind gut gerüstet mit Kassensystemen
Die Ausstattung eines Familien- oder Urlaubshotels ist entsprechend den Bedürfnissen hergerichtet. Familienzimmer sind ebenso erholungstauglich wie das häufige Angebot von Kinderbetreuung, Familienaktivitäten und der immer aktuellen Informationsmöglichkeit über Sehens- und Wissenswertes im Ort und in der Region. So manches Familienhotel liegt zentral in einer Stadt mit wirklicher Nähe zu Museen, Parks und anderen interessanten Zielen des Ortes. Familienhotels bieten aber nicht nur Kinderbetreuung an, um den Eltern auch etwas erholsame Zeit für sich zu ermöglichen. Auch familiengerechte Hotelrestaurants gehören durchaus zur Ausstattung dieser Gästehäuser. Der Verzehr hier kann ebenso über die Kassensoftware der Rechnung zugeordnet werden, wie auch die mobile Kasse des Restaurants trotz Vernetzung mit dem Kassensystem des Hotels jeden Besuch separat abrechnen kann. Wobei die Kasse im Restaurant nicht zwingend ein mobiles Kassensystem sein muss. Allerdings vereinfacht die Mobilität von Kassen besonders in der Gastronomie aller Arbeiten ganz enorm. Besonders die kleinen und jungen Gäste (Kinder und Jugendliche) warten sehr ungern unnötig lang auf das Essen. Da sparen mobile Kassen erheblich viel Zeit ein. Denn mit einer Funkverbindung wird die Bestellung vom Tisch aus direkt nicht nur in die Kassensoftware eingefügt sondern auch gleichzeitig über einen Bondrucker in der Küche und an der Schankanlage ausgedruckt, so dass sofort mit der Zubereitung begonnen werden kann. Familienhotels sind persönlich und gastorientiert eingerichtet, was sich nicht nur in den Gästezimmern bemerkbar macht. Klar sind selbige familienfreundlich und urlaubstauglich eingerichtet, also z.B. mit unempfindlichen Möbeln und Materialien. Aber auch das Angebot von Kinderbetreuung, Familienaktionen, Ausflügen usw. macht ein Familienhotel erst für die Zielgruppe interessant. Sämtliche Nutzungen können auch hier, ob kostenpflichtig oder nicht, auf der Hotelrechnung Erwähnung finden. Kostenfreie Angebote werden dann mit einem Null-Betrag und dem Hinweis auf Kostenfreiheit ausgewiesen. Eben auch dieser Service kann in der Kassensoftware im Hotel Kassensystem als Verarbeitungshilfe hinterlegt werden. Über Kassensysteme im Familienhotel können natürlich Aufenthalte ebenso vorab über das Internet reserviert und gebucht werden, wie in jedem anderen Hotel auch. Ebenso kann die Nutzung von Telefon, Internet und Fernsehen auf den Gästezimmern über die Kassensoftware erfasst und der Rechnung zugeordnet werden. Damit haben die Gäste auch nach ihrem Aufenthalt einen Überblick darüber, was alles genutzt wurde. Auch in Familienhotels kann es Tagungsräume geben. Die können dann mit üblichem Equipment ausgestattet sein, wobei aber die thematische Richtung durchaus auf Familie und Kinder/Jugendliche ausgelegt ist. Da wäre eine Tagung im Bereich Familienbildung oder KiTa/Schulen ein prima Anlass, in Familienhotels einzukehren. In Einzel- und Doppelzimmern können auch Kongressteilnehmer im familiär orientierten Hotel durchaus Wohlfühl-Stimmung erleben. Neben der Rechnung für Gäste und die Anbindung mit der eventuell sogar netzwerkfähigen Registrierkasse im Hotelrestaurant kann ein Kassensystem im Hotel natürlich auch viele andere Bereiche betrieblicher Natur unterstützen. Die Buchhaltung kann meist auf relevante Daten in der Kassensoftware zugreifen, Arbeitszeiterfassungen der Mitarbeiter sind ebenfalls kein Problem. Eine Kasse im Hotel ist so vielseitig einsetzbar, und doch bekommen die Gäste vom Einsatz moderner Kassensysteme wirklich viel mit.
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